Votre responsable vous a chargé d’organiser le séminaire annuel et vous demande d’innover et de fédérer l’ensemble des participants ? Vous vous demandez comment organiser cette journée afin qu’elle réponde parfaitement aux attentes et qu’elle remporte le succès à l’unanimité et ce sans vous prendre trop de votre temps ? Suivez notre guide on vous donne les grandes pistes et quelques conseils indispensables pour bien organiser son séminaire d’entreprise !
1. A qui s’adresse cet événement et quel est l’objectif souhaité ?
Tout d’abord définissez l’objectif de cette journée ! en effet, selon les participants votre événement pourrait prendre une tout autre forme.
Posez vous la question : Que souhaitez-vous faire ? Remercier et fédérer vos partenaires, créer une cohésion d’équipe entre vos collaborateurs, fidéliser vos clients ?
2. Déterminez le profil de vos invités
Quel âge ont-ils ? À quelle catégorie sociale appartiennent-ils ? Sont-ils plutôt joueurs ? Sont-ils sportifs ? Aiment-ils être surpris ? Sont ils prêts à se divertir ? Ont-ils besoin de se dépayser ?
3. Définir un budget
En terme de séminaire professionnel, il est commun de définir un budget par personne, il devra comprendre toutes les dépenses qui seront liées à cet événement : transport, lieux, activités, repas, il vous obligera à faire des choix et des compromis.
4. Week-end, journée ou soirée ? Choisissez un format
Selon la cible et votre budget, vous pouvez commencer à vous mettre en recherche des agences événementielles capables de vous organiser un séminaire d’entreprise clé en main, il faudra d’entrée de jeu leur indiquer le budget que vous avez par personne, il faut aller droit au but, car elles ont l’habitude et vous orienterons directement vers les différents formats et lieux possibles avec votre budget. Vous gagnerez votre temps !
5. Définir l’ambiance ou la thématique
Celle qui motivera votre public, vous aurez parfois un choix difficile à faire, celui de proposer des activités de séminaire divertissantes “passe partout” “innovantes” ou “surprenantes” déterminez bien la typologie de vos convives, ce qu’ils ont pu déjà faire auparavant et les retours que vous avez pu avoir, gardez en tête vos objectifs.
6. Choisir une date
Evitez les veilles de ponts et jours fériés, les vacances scolaires et événements nationaux ou sportifs, choisissez la date qui permettra au plus grand monde d’être présents.
7. Quel lieu pour mon événement ?
Tenez compte de la capacité d’accueil, les facilités d’accès (parkings et axe routier), le mobilier présent et le tarif.
8. Communiquer avant l’événement :
Récupérer la liste des convives et parler de votre événement quelques semaines avant, afin de les prévenir et de fédérer le maximum de personnes, envoyer vos invitations et poser une date de réponse afin d’estimer le nombre de personne qui seront présents. Si une tenue particulière est nécessaire (chaussures de sports, tenue sportive..) n’oubliez pas de le préciser, tout en gardant la surprise bien sûr !
